AIPPI eMeeting

Desafío

AIPPI, la mayor organización de defensa de la propiedad intelectual del mundo, convoca eventos donde miles de asistentes discuten y generan decenas de documentos en alemán, francés, inglés y español.

Desde hacía muchos años, los asistentes necesitaban copias de los documentos antes de las reuniones, donde los discuten y producen sucesivas modificaciones. Esto significaba un enorme trabajo logístico para la organización, un número importante de personal y un consumo desmedido de papel.

Problema

La respuesta evidente parecía ser: una app y un sitio web donde los asistentes pudieran leer los documentos.

Ofrecer esa solución no era suficiente. La inquietud del comité directivo era que al quitarse la posibilidad tradicional de imprimir los documentos, ello causara confusión y enojo.

Optamos por ir al paperless pero sin forzar el cambio brusco; conectamos la app y varias terminales de autoservicio a un copy room, donde los asistentes pudieran mandar a imprimir sus propias copias.

Las terminales de autoservicio funcionaban sobre el SBD, un producto de Esquemas para eventos que reúne display de información con interactividad. Cuando no estaba en uso, las pantallas mostraban documentos recientes, programa del evento, tweets y otra información de interés. Con solo pasar su gafete, el sistema identificaba al asistente y le permitía acceder a la lista de documentos para los que estaba habilitado.

Resultados

• La directiva y los asistentes no sólo tuvieron la tranquilidad de poder imprimir como en los años anteriores, sino algo mucho mejor, no tuvieron necesidad de hacerlo. Las impresiones realizadas fueron muy escasas y se utilizó en cambio el formato digital para el seguimiento de los documentos
• La campaña de eMeeting produjo satisfacción y un cambio de hábito que deja resuelto de una vez por todas el problema de las impresiones.
• AIPPI ofreció una experiencia que mereció elogios de parte de sus miembros y abrió las puertas para seguir innovando en lo digital.

• 1500 asistentes satisfechos
• 76 documentos en 15 idiomas
• más de un millón de hojas y 100 horas de impresión ahorradas